Desde la perspectiva de la gestión de productos digitales, la colaboración entre Product Managers (o Leads) y Product Designers es crucial. Pero, ¿cómo asignamos tareas de diseño de la manera más eficiente y potenciadora? No todas las tareas son iguales, ni tampoco lo es el nivel de experiencia o autonomía de cada diseñador. Asignar una tarea estratégica con una simple indicación puede llevar al fracaso, mientras que microgestionar un ajuste de UI puede frustrar a un diseñador experimentado y desperdiciar tiempo valioso.

Aquí es donde entra en juego un enfoque más matizado. Podemos visualizar la asignación de tareas como un espectro, que va desde la delegación casi completa hasta una profunda cocreación estratégica. Este concepto se alinea perfectamente con la Teoría del Liderazgo Situacional de Hersey y Blanchard (1969). Aunque originalmente pensada para el liderazgo en general, su esencia es vital aquí: el estilo de liderazgo (o en nuestro caso, de gestión de tareas) debe adaptarse a la madurez (habilidad y disposición) del colaborador respecto a una tarea específica y a la naturaleza de esa tarea.

Este artículo te guiará a través de un marco práctico de tres niveles para categorizar y gestionar las tareas de diseño. Entender y aplicar este modelo te permitirá:

• Optimizar el tiempo y los recursos de tu equipo.

• Fomentar la autonomía y el crecimiento de tus diseñadores.

• Asegurar que el trabajo de diseño esté siempre alineado con los objetivos estratégicos.

• Mejorar la calidad final del producto digital.

Categorización de tareas y metodología de gestión

La colaboración entre Product Leads o Managers y Product Designers representa uno de los ejes fundamentales para el éxito de cualquier producto digital contemporáneo. Esta relación debe estructurarse mediante una asignación de tareas diferenciada según su complejidad, impacto estratégico y necesidad de supervisión.

1. Tareas de baja involucración

En este nivel, el Product Designer actúa con un alto grado de independencia. Son tareas bien definidas, con un alcance claro y un impacto generalmente localizado, que no alteran la estrategia general del producto. El Product Lead delega y confía en la competencia técnica y el criterio del diseñador para llevarlas a cabo.

• ¿Por qué este enfoque? Es eficiente. Para tareas rutinarias o incrementales donde el "qué" y el "cómo" son claros, la supervisión intensiva es innecesaria y contraproducente. Se aprovecha la habilidad del diseñador y se libera tiempo del PM para tareas más estratégicas. Corresponde al estilo "Delegador" de Hersey y Blanchard: el diseñador tiene la habilidad y la motivación para esta tarea específica.

  
  

• Características clave:

  • Requisitos claros y ,a ser posible, bien documentados.

  • Bajo nivel de ambigüedad.

  • Impacto estratégico limitado o localizado.

  • Se basa en patrones o guías existentes.

  • El diseñador tiene la experiencia necesaria.

    
    

• Ejemplos típicos:

  • Refinamiento de componentes UI existentes: Ajustar el padding, cambiar un color o actualizar un icono en un botón ya definido en el sistema de diseño.

  • Actualización visual según guías de marca: Aplicar un nuevo logotipo o paleta de colores corporativa a pantallas existentes.

  • Implementación de cambios basados en feedback directo: Corregir un problema de usabilidad menor reportado por usuarios (ej. "el botón de 'Cancelar' no es lo suficientemente visible") o features con objetivo muy claro y definido.

  • Optimización de micro-interacciones: Mejorar la animación de un menú desplegable o el feedback visual al añadir un ítem al carrito, dentro de flujos ya validados.

  • Creación de variantes de pantalla simples: Diseñar el estado de "error" o "vacío" para una funcionalidad existente.

    
    

• Enfoque de gestión:

  • Brief claro y conciso: Entrega de requisitos bien definidos (ej. un ticket detallado con criterios de aceptación claros).

  • Provisión de recursos: Asegurarse de que el diseñador tenga acceso a guías de estilo, sistemas de diseño, assets necesarios, etc.

  • Delegación de la ejecución: Confiar en el diseñador para la implementación visual y técnica (dentro de lo que corresponda a diseño).

  • Check-in mínimo: Quizás una revisión final para validar el cumplimiento, o incluso confiar en procesos de QA. La comunicación suele ser asíncrona.

    
    

• Caso práctico: Actualización de componentes en sistema de Diseño

  • Contexto: Plataforma de e-learning debe actualizar formularios para cumplir WCAG 2.1 AA.

  • Objetivo: "Adapta estos 5 componentes de formulario (Input, Select, Checkbox, Radio, Textarea) para cumplir WCAG 2.1 Nivel AA. Enfócate en contraste (mínimo 4.5:1), etiquetas aria correctas para lectores de pantalla y navegación completa por teclado (orden lógico, indicador de foco visible). Aquí tienes la documentación WCAG relevante y nuestra librería actual."

  • Gestión aplicada: El PM proporciona el objetivo y los recursos. El diseñador trabaja de forma autónoma, consultando directamente a un especialista en accesibilidad y a desarrolladores frontend para validar la implementación técnica. El PM realiza una revisión final centrada exclusivamente en si se cumplían los requisitos de accesibilidad documentados.

  • Resultado hipotético: Componentes accesibles y reutilizables, logrados eficientemente.

2. Tareas guiadas con colaboración definida

Aquí, el Product Designer es un colaborador clave, pero necesita más contexto y dirección estratégica del Product Manager. Son tareas de mayor alcance que las anteriores, a menudo involucran nuevas funcionalidades o la optimización de flujos importantes. Requieren un equilibrio: el PM define el "qué" y el "por qué" (objetivos de negocio, métricas clave, insights de usuario), mientras que el diseñador explora el "cómo" (la solución de diseño).

Según la teoría de gestión de conocimiento de Nonaka y Takeuchi (1995), representan un punto intermedio donde el conocimiento explícito (requisitos del negocio) debe combinarse con el conocimiento tácito del diseñador (heurísticas de UX) para crear soluciones efectivas.

• ¿Por qué este enfoque? Asegura el alineamiento. Para tareas con impacto medible en el negocio o la experiencia del usuario, es crucial que la solución de diseño responda a los objetivos correctos. Se necesita combinar el conocimiento explícito del negocio (datos, estrategia) con el conocimiento tácito del diseñador (principios de UX, creatividad), como señalan Nonaka y Takeuchi en su teoría de creación de conocimiento. Corresponde a los estilos "Participativo (supervisa)" o "Persuasivo (asesora)" de Hersey y Blanchard: el diseñador puede tener la habilidad, pero necesita entender el contexto estratégico o requiere apoyo para alinear su propuesta.

  
  

• Características clave:

  • Objetivos claros, a menudo ligados a métricas (KPIs).

  • Requiere comprensión del contexto de negocio y del usuario.

  • Mayor nivel de ambigüedad que el Nivel 1, pero dentro de un marco definido.

  • Impacto significativo en la experiencia del usuario o en métricas clave.

  • Necesidad de validación (prototipos, pruebas A/B).

    
    

• Ejemplos típicos:

  • Diseño de nuevas funcionalidades con requisitos definidos: Crear el flujo y las pantallas para una nueva función de "Lista de deseos", donde el PM ha definido el objetivo (aumentar engagement, facilitar compras futuras) y las restricciones técnicas básicas.

  • Creación de prototipos para validar hipótesis: Diseñar un prototipo interactivo para probar si los usuarios entienden una nueva forma de navegación propuesta para reducir la tasa de rebote.

  • Adaptación de experiencias para nuevos segmentos: Rediseñar el proceso de onboarding para atraer a un público más joven, basándose en investigación de mercado proporcionada por el PM.

  • Optimización de flujos basada en datos: Rediseñar un formulario de registro complejo después de que el PM comparta datos analíticos que muestran dónde abandonan los usuarios.

    
    

• Enfoque de gestión típico:

  • Kick-off detallado: Reunión inicial para compartir el problema, objetivos, métricas, datos relevantes (analytics, user research), restricciones y alcance.

  • Brief estratégico o PRD iterativo: Documento que resume lo anterior, enfocándose en el "problema a resolver" y los "criterios de éxito".

  • Puntos de control definidos: Establecer momentos clave para revisiones (ej. wireframes, prototipo de alta fidelidad, resultados de pruebas).

  • Feedback estructurado: Proporcionar retroalimentación enfocada en los objetivos y el problema, no solo en la estética.

  • Autonomía guiada: Permitir al diseñador explorar soluciones dentro del marco establecido, fomentando la proactividad pero asegurando el rumbo.

    
    

• Caso Práctico: Rediseño de proceso de checkout

  • Contexto: E-commerce con alta tasa de abandono en checkout (67%).

  • Objetivo: "Reducir la tasa de abandono del checkout al 55% en 2 meses. El análisis (ver dashboard adjunto) indica que el 40% de los abandonos ocurren al pedir la dirección de envío. Debemos simplificar este paso sin comprometer la información necesaria para logística."

  • Gestión aplicada: El PM organizó un kick-off compartiendo datos (mapas de calor, grabaciones, analytics). Se definieron 3 puntos de revisión:

    • 1. Concepto inicial (wireframes)

    • 2. Prototipo interactivo para pruebas

    • 3. Plan de prueba A/B.

      El PM dio feedback en cada punto, asegurando que las propuestas abordaran el problema principal (abandono en paso de envío) y se mantuvieran dentro de las capacidades técnicas. El diseñador tuvo libertad para proponer soluciones (checkout en una página, autocompletado, etc.).

  • Resultado hipotético: Tasa de abandono reducida al 52%. Éxito gracias a la combinación de dirección estratégica (datos, objetivos claros) y autonomía de diseño (exploración de soluciones).

3. Tareas estratégicas y de largo alcance

El Product Designer es un cocreador estratégico. Estas tareas representan cambios paradigmáticos en el producto y requieren una alineación profunda con la visión estratégica. Según el modelo de innovación propuesto por Brown (2008) en Design Thinking, estas iniciativas demandan una colaboración multidisciplinaria donde los límites entre roles se difuminan en favor de una exploración conjunta de soluciones disruptivas.

Este nivel aborda los desafíos más complejos y ambiguos como definir nuevos productos, rediseñar experiencias centrales o explorar territorios completamente nuevos. Aquí, el Product Designer no es solo un ejecutor o colaborador guiado, sino un socio estratégico. El Product Manager y el Diseñador (a menudo junto a otros roles clave como ingeniería, marketing, datos) trabajan juntos desde la concepción, definiendo el problema tanto como la solución. Los límites entre roles se difuminan.

• ¿Por qué este enfoque? Para la innovación y la definición estratégica. Los problemas complejos y ambiguos requieren múltiples perspectivas y una exploración conjunta. Se alinea con enfoques como el Design Thinking, que enfatiza la empatía, la ideación multidisciplinar y la iteración temprana. La colaboración estrecha asegura que la visión del producto, las necesidades del usuario y la viabilidad técnica/negocio estén integradas desde el principio. En términos de Hersey y Blanchard, en las fases iniciales de incertidumbre, puede requerir un estilo "Directivo (controla)" (para enmarcar el desafío) evolucionando rápidamente a "Participativo (supervisa)" o "Persuasivo (asesora)" a medida que el equipo explora conjuntamente.

  
  

• Características clave:

  • Alto nivel de ambigüedad e incertidumbre.

  • Impacto estratégico fundamental en el producto o negocio.

  • Requiere investigación profunda del usuario y del mercado.

  • Implica colaboración multidisciplinar intensa.

  • Enfoque en definir el problema correcto antes de saltar a soluciones.

  • Proceso altamente iterativo y exploratorio.

    
    

• Ejemplos típicos:

  • Diseño de un nuevo producto desde cero: Conceptualizar y diseñar la primera versión de una app móvil para un nicho de mercado no explorado por la empresa.

  • Redefinición completa de la arquitectura de información: Reorganizar toda la navegación y estructura de contenido de una plataforma compleja para mejorar drásticamente la encontrabilidad.

  • Implementación de un sistema de diseño holístico: Crear o rediseñar un sistema de diseño completo que unifique múltiples productos de la compañía.

  • Desarrollo de experiencias basadas en tecnologías emergentes: Explorar cómo la Realidad Aumentada o la IA conversacional podrían transformar una experiencia de usuario existente.

    
    

• Enfoque de gestión típico:

  • Inmersión conjunta: Workshops de descubrimiento (Discovery Workshops) con todos los stakeholders clave.

  • Investigación colaborativa: PM y Diseñador participan juntos en entrevistas a usuarios, análisis de competencia, etc.

  • Cocreación activa: Sesiones regulares (a menudo diarias o semanales) de ideación, prototipado rápido y debate conjunto. El PM no solo da requisitos, participa en la generación de ideas.

  • Marco de evaluación compartido: Definir juntos cómo se medirán las ideas (ej. matriz de impacto/esfuerzo, criterios de deseabilidad/factibilidad/viabilidad).

  • Feedback continuo y multidireccional: La retroalimentación fluye constantemente entre todos los miembros del equipo central.

  • Supervisión estratégica: El PM asegura que la exploración se mantenga alineada con la visión a largo plazo, pero permite desviaciones creativas.

    
    

• Caso Práctico: Creación de nueva plataforma financiera Fintech

  • Contexto: Banco tradicional quiere lanzar app para millennials en adelante.

  • Objetivo: "Crear una plataforma digital para jóvenes (25-35 años) que les ayude a gestionar su dinero de forma intuitiva y transparente. Foco en gestión de gastos, ahorro y micro-consejos financieros. KPI: 50k usuarios activos en 6 meses."

  • Gestión Aplicada: Se formó un equipo central (PM, Lead Designer, Lead Engineer). Iniciaron con un workshop de 3 días con stakeholders (negocio, legal, marketing). PM y Diseñador realizaron entrevistas etnográficas conjuntas a millennials sobre sus hábitos financieros. Tuvieron sesiones de cocreación 3 veces por semana, usando pizarras virtuales y prototipos rápidos. Definieron juntos los "Principios de Diseño" de la app. El PM aportaba la visión de negocio y prioridades, mientras el Diseñador lideraba la exploración de la experiencia de usuario, pero ambos participaban activamente en las discusiones del otro dominio. Evaluaban ideas con un scoring ponderado (Valor Usuario, Viabilidad Negocio, Factibilidad Técnica).

  • Resultado hipotético: Plataforma con 78k usuarios activos en 6 meses. Características innovadoras (IA para gastos, nudges contextuales, gamificación) surgieron de la profunda comprensión del usuario lograda por la estrecha colaboración PM-Diseñador desde el día cero.

La clave para su implementación exitosa radica en la capacidad del Product Lead para evaluar continuamente la naturaleza de cada tarea y adaptarse flexiblemente, creando espacios de autonomía cuando es apropiado y liderando activamente cuando las implicaciones estratégicas lo demandan.

Conclusión

Hay un más allá de la simple asignación.

Gestionar la asignación de tareas a Product Designers no es un proceso administrativo, es una palanca estratégica. Al adoptar un enfoque situacional como el descrito – diferenciando entre tareas de ejecución autónoma, guiadas y de cocreación estratégica – los Product Managers pueden lograr mucho más que simplemente "repartir el trabajo".

Este modelo permite:

• Optimizar recursos: Evita la microgestión innecesaria y enfoca el esfuerzo colaborativo donde realmente aporta valor.

• Mejorar la eficiencia: Agiliza la ejecución de tareas rutinarias y estructura la exploración de las complejas.

• Potenciar el talento: Fomenta la autonomía y ofrece caminos claros de crecimiento para los diseñadores.

• Alinear estrategia y ejecución: Asegura que incluso las tareas más pequeñas contribuyan a la visión general y que las grandes iniciativas estratégicas tengan una base sólida desde el diseño.

La clave reside en la capacidad del Product Lead o Manager para diagnosticar la situación (tarea + diseñador) y adaptar su estilo de colaboración. Al hacerlo, no solo construimos mejores productos digitales, sino que también cultivamos equipos de diseño más fuertes, motivados y estratégicos.

Si quieres leer sobre cómo desapegarse, delegar y trascender a tu rol de Lead, sigue leyendo aquí.