Nadie disfruta vivir en la incertidumbre. En cualquier ámbito, esta sensación no solo genera incomodidad. Y además, dentro del mundo profesional, puede desembocar en problemas graves de productividad, confianza y efectividad en los equipos cada vez que dejamos sin respuesta o sin información a quienes dependen de nosotros, aumentamos el riesgo de errores, frustraciones y, en términos menos metafóricos, la pérdida de valor para la empresa.
¿Por qué es peligrosa la incertidumbre?
La incertidumbre genera las siguientes consecuencias negativas:
Ansiedad y estrés: Cuando las personas no saben qué esperar, su nivel de preocupación aumenta, afectando su desempeño.
Giro de silla y pérdida de tiempo: La falta de información obliga a los equipos a buscar respuestas por su cuenta, generando interrupciones, reuniones innecesarias y retrabajo.
Desconfianza: Cuando la comunicación falla, los stakeholders pueden interpretar que hay desorganización, negligencia o, peor todavía, ocultamiento de información crítica.
Descoordinación: Las áreas dejan de trabajar alineadas, lo que incrementa los errores y el reproceso.
La sobre comunicación no es exceso, es prevención
Comunicarse de más rara vez es un problema serio; en cambio, comunicar de menos siempre tiene consecuencias. La sobre comunicación consiste en anticipar y compartir información relevante antes de que los interesados la soliciten o antes de que el evento suceda:
Actualizaciones de proyecto: Regularidad en los reportes evita malentendidos y permite que todos ajusten expectativas y prioridades.
Anuncios de mantenimiento o cambios: Anticipar los trabajos programados, los posibles impactos y las ventanas de tiempo ayuda a todos a prepararse y planificar contingencias.
Notificación de incidencias o fallos: Una rápida comunicación ante problemas no solo facilita la gestión de la crisis, sino que disminuye la percepción de caos.
Contexto de trabajo y prioridades: Explicar no solo el qué, sino el porqué y el cómo de las acciones, promueve la alineación y el trabajo colaborativo.
Beneficios de anticipar y comunicar de manera continua
Reducción de la ansiedad: Todos entienden qué esperar y cuándo, lo que permite centrarse en el trabajo y no en suposiciones.
Empoderamiento de los equipos: La información clara y anticipada posibilita la toma de decisiones autónoma y responsable.
Mejor gestión de crisis: Si los stakeholders ya están informados sobre planes alternativos o escenarios posibles, reaccionan con más calma y efectividad ante los imprevistos.
Prevención del giro de silla: Las interrupciones innecesarias disminuyen cuando la información fluye de manera natural y programada.
Estrategias para una comunicación proactiva y efectiva
Define canales claros y utiliza herramientas accesibles para todos los interesados.
Crea calendarios de comunicación con frecuencia fija (diaria, semanal, mensual según sea el caso).
Anticipa posibles dudas o escenarios y respóndelos antes de que te pregunten.
Promueve una cultura de “compartir, no suponer”.
Reflexión final
La incertidumbre crea espacios propicios para el caos y la desconfianza, afectando tanto a los compañeros como a los stakeholders. La clave para evitarlo está en la anticipación, la continuidad y la transparencia en la comunicación. Un equipo bien informado es un equipo tranquilo, eficiente y alineado con los objetivos comunes.
Comunica, aunque creas que ya lo has hecho; porque cada vez que no lo haces, un gatito y un stakeholder se quedan vulnerables.